Bei immer mehr Dingen arbeitet ihr nicht mehr alleine, sondern im Team. Jeder hat seine Aufgaben, aber die Übersicht ist schwer. Da kann euch Excel helfen: Ein wenig versteckt findet ihr darin eine Funktion, um Fortschritte zu visualisieren!
Checkboxen in Excel einfügen
Gerade, wenn ihr Phasen eines Projektes oder eines anderen gemeinsamen Vorhabens definiert habt, dann ist die Nachverfolgung meistens vor allem das Nachhalten, welches Team welche Aufgaben schon erledigt hat. Würdet ihr noch wie vor Urzeiten mit Zettel und Stift arbeiten, dann würdet ihr die erfüllten Aufgaben einfach abhaken. Das geht in Excel aber auch:
- Erzeugt eine neue Excel-Tabelle.
- In die Zeilen tragt die einzelnen Teams ein, in die Spalten die einzelnen Phasen des Vorhabens.
- In die Daten-Zellen (wo sich Team und Phase kreuzen, klickt auf Einfügen > Kontrollkästchen (in älteren Versionen auch Checkbox).
- Dieses Kontrollkästchen könnt ihr jetzt in alle betroffenen Zellen kopieren.
- Um ein Kontrollkästchen zu aktivieren, klickt es einfach an, dann erscheint darin ein Haken. Ein weiterer Klick und der Haken wird entfernt und das Kästchen ist deaktiviert.
Fortschritt grafisch anzeigen
Der Kniff, den Fortschritt aus den einzelnen Kontrollkästchen abzuleiten, liegt an der technischen Umsetzung in Excel: Die Kontrollkästchen sind intern nichts anderes als Wahrheitswerte (Boolean), die als Wert entweder „wahr“ (Haken gesetzt) oder „falsch“ (Haken nicht gesetzt) haben. Diese Werte kann Excel auswerten:
- Eine ganz einfache Variante ist, einfach die abgehakten Phasen zu zählen und für jede dieser Phasen ein Zeichen darzustellen: je mehr Zeichen, desto breiter der daraus erzeugte Fortschrittsbalken.
- Klickt rechts von einem Team auf eine Zelle und fügt dann folgende Formel ein: =WIEDERHOLEN(„#“;ZÄHLENWENN(B2:F2;WAHR))
- Dabei sind die Zellen B2 und F2 das jeweils linke und rechte Kontrollkästchen der Zeile (die müsst ihr also auf eure Tabelle anpassen).
- Das # ist das Zeichen, aus dem der Fortschrittsbalken gebildet wird. Das könnt ihr durch ein beliebiges anderes Zeichen ersetzen, wie es euch gerade gefällt.
- Alternativ nehmt als Formel =ZÄHLENWENN(B2:F2;WAHR)/5 ( die Zellen B2 und F2 sind wieder das jeweils linke und rechte Kontrollkästchen der Zeile, 5 ist hier die Zahl der Phasen. Beide Zellen müsst ihr also auf eure Tabelle anpassen), Damit bekommt ihr automatisch den Prozentwert angezeigt, der bereits abgearbeitet ist.