Professionelle Präsentationen, aber auch der schnelle Gutschein, die Einladung oder Wegbeschreibung, sie alle sind in PowerPoint gut aufgehoben. Als Teil des Office-Pakets ist die App weitverbreitet. Nicht jeder Empfänger aber kann es so einfach bedienen. Da ist eine versteckte Sonderfunktion, die PPSX, eine tolle Hilfe!
Präsentationen verpacken
Wenn ihr in PowerPoint eine Präsentation bearbeitet und weitergebt, dann ist das normale Verfahren beim Empfänger das folgende:
- Speichert die Präsentation, dann kopiert sie auf einen USB-Stick oder schickt sie per E-Mail oder sozialem Netzwerk an den Empfänger weiter.
- Der Empfänger öffnet die Datei dann durch einen Doppelklick (oder durch Datei > Öffnen in PowerPoint) öffnen.
- Um sie im Präsentationsmodus anzusehen (in dem ja alle unnötigen Bedienelemente der App aufgeblendet sind und nur der Inhalt angezeigt wird), muss er dann noch einmal auf F5 drücken oder das Präsentationslogo in der Symbolleiste anklicken.
Um nun stattdessen eine Version der Präsentation zu erzeugen, die diesen manuellen Aufwand des Ladens und Startens nicht mit sich bringt, geht wie folgt vor:
- Klickt auf Datei > Kopie Speichern in PowerPoint.
- Unter Dateiformat klickt auf die Auswahlliste, dann auf PowerPoint Bildschirmpräsentation. Die Endung der Datei ist dann nicht mehr PPTX, sondern PPSX.
- Dann kopiert die Datei wieder auf einen USB-Stick oder schickt sie per E-Mail oder sozialem Netzwerk an den Empfänger weiter.
Der Empfänger braucht nun nur einen Doppelklick auf die Datei zu machen, schon wird die Präsentation im Vollbild-Präsentationsmodus auf dem Bildschirm gestartet.
PPSX: Wo sind meine Folien?
Manchmal kommt es aber auch anders: Ihr bekommt eine PPSX und wollt an die Folien darin, um euch etwas genauer anzusehen oder zu bearbeiten. Egal, was ihr macht: Die Präsentation wird gestartet, wenn ihr das abbrecht, dann ist sie gleich geschlossen. Keine Sorge: Die Folien sind trotzdem zugreifbar:
- Startet PowerPoint (und nicht die Präsentation!).
- Klickt auf Datei > Öffnen.
- Sucht die PPSX-Datei heraus. PowerPoint zeigt euch alle lesbaren PowerPoint-Formate an, dazu gehört auch das PPSX-Format.
- Die wird jetzt in der Bearbeitungs-Ansicht geöffnet, in der ihr an die Inhalte aller Folien kommt – soweit diese nicht vom Absender explizit gesperrt sind.
- Klickt dann auf Datei > Kopie Speichern und speichert sie als PPTX-Datei ab, dann habt ihr wieder eine ganz normale Präsentationsdatei!